"Een wendbare bedrijfsvoering gekoppeld aan de inhoud”
Dit onderdeel toont hoe wij, met de ondersteuning van onze bedrijfsvoering, de doelstellingen uit de inhoudelijke programma’s hebben gehaald. Door continu te investeren in professionalisering en het tijdig inspelen op nieuwe wet- en regelgeving en relevante ontwikkelingen, zorgen we voor een wendbare en flexibele bedrijfsvoering. Zo kan de organisatie zich volledig richten op de dienstverlening aan inwoners, ondernemers en de samenleving.
Onze bedrijfsvoering is opgebouwd uit drie samenhangende thema's:
- Digitale transformatie
- Doelmatigheid & Rechtmatigheid
- Mens & Organisatie
Hiermee borgen we de kwaliteit van onze interne processen en het vermogen om efficiënt, effectief en rechtmatig te handelen. Daarnaast versterken we met deze thema's de menskant van de organisatie: goed toegeruste medewerkers, heldere communicatie en een moderne informatievoorziening.
Digitale transformatie
Bij het vaststellen van de doelstellingen in lijn met de Digitale Agenda Gemeenten 2024 (VNG), bepaalden we drie hoofdambities:
- het op orde houden van onze digitale infrastructuur;
- het borgen en uitbreiden van datagedreven werken in het overheidsbeleid;
- het onderzoeken en toepassen van nieuwe technologieën voor de bescherming van publieke waarden.
We werkten aan al deze onderdelen. Hieronder kijken we terug op de belangrijkste resultaten en inspanningen per ambitie.
Digitale ‘basis op orde’
We verstevigden onze ICT-infrastructuur verder door in 2024 noodzakelijke updates en optimalisaties door te voeren. Zo voldoen we aan de steeds hogere eisen van koppelingen met interne en externe voorzieningen én aan strikte kwaliteits- en veiligheidsnormen. We werkten aan het moderniseren van ons applicatie- en systeemlandschap. We migreerden diverse applicaties naar de cloud. Hiermee nam de flexibiliteit en continuïteit toe. Deze investeringen bewijzen hun waarde: door de sterke basis kunnen we beter inspelen op nieuwe ontwikkelingen en veranderingen in wet- en regelgeving. Toch blijft het onderhoud van de ICT-infrastructuur een continu proces. Wij blijven dan ook inzetten op tijdige vervanging, doorontwikkeling en professionalisering van beheer.
Daarnaast actualiseerden we onze I-strategie (Kader informatisering). Hiermee bieden we heldere kaders voor de verdere uitrol van informatiegestuurd handelen en de borging van privacy en informatie-veiligheid.
Informatiegestuurd handelen
De organisatiebrede beweging van informatiegestuurd handelen is in 2024 verder doorgezet. We zien dat de bewustwording rondom data-inzet en -sturing toeneemt. Beleidsmakers betrekken steeds vaker relevante data-analyses bij hun besluitvorming. Dit zorgt voor effectieve en transparante besluitvorming. Om dit in de dagelijkse praktijk te verankeren, kregen medewerkers training en zijn hun digitale vaardigheden verder ontwikkeld. Hiermee borgen we continuïteit en helpen we bij het prioriteren van de behoeften.
Beheer en kwaliteit van data (kern- en basisregistraties)
We hebben stappen gezet in het verder ontsluiten van data uit onze basis- en kernregistraties. Met nadruk op 3D-technieken en (geo-)analyses. Daarmee creëren we meer samenhang en toepasbaarheid van data. Bijvoorbeeld door de ontwikkeling van een samenhangende objectenregistratie. We leggen de focus op herbruikbare en toegankelijke data voor inwoners en voor onze eigen dienstverlening. We laten ook zien dat de kwaliteit van onze data toeneemt. Dit zien we terug in een positieve ontwikkeling in de uitkomsten van audits.
Informatieveiligheid en privacy
Het Dreigingsbeeld 2023-2024 van de Informatiebeveiligingsdienst laat zien dat verdere investeringen in informatiebeveiliging belangrijk zijn. Daarom wilden we het beveiligingsbewustzijn binnen de organisatie verhogen. Dit doen we met voorlichting, training en praktische handreikingen. We borgen de monitoring op het gebied van informatieveiligheid. Onder andere door het aanscherpen van de informatiebeveiligingscyclus.
Daarnaast zetten we blijvend stappen om te voldoen aan het landelijke normenkader Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In de ENSIA audit (Eenduidge Normatiek Single Information) wordt jaarlijks verantwoord wat de status van de inrichting van het normenkader van de BIO is. In 2024 zijn beleidsstukken vastgesteld voor Logische Toegangsbeveiliging en Logging. Dit is terug te zien in de verbetering van de zelfevaluatie. Uit de bijbehorende zelfevaluatie is naar voren gekomen dat het implementatiepercentage gestegen is van 69% in 2023 naar 73% in 2024. Dit houdt in dat we 4% van de onderdelen méér hebben geïmplementeerd dan in 2023. Verbeterpunten uit de evaluatie zijn geprioriteerd en opgenomen in het jaarplan van 2025. Cryptografie is één van de onderwerpen waarvoor in 2025 beleid zal worden opgesteld.
Op het gebied van privacy werken we verder aan de implementatie van het privacybeleid. We voerden monitoring uit volgens het Monitorings- en Verantwoordingsplan Privacy. Waar nodig volgden we bevindingen op om de borging van privacy te verbeteren.
Dankzij onze gerichte inspanningen zijn de bewustwording en weerbaarheid op het vlak van cyberdreigingen toegenomen. We moeten dus alert blijven. Het voldoen aan de BIO-standaarden en de naleving van privacywetgeving zijn belangrijke randvoorwaarden. Onze verantwoordelijkheid richting inwoners en organisaties die ons data toevertrouwen, staat hierbij voorop.
Onderzoek en gebruik van nieuwe technologieën
Stilstaan kan niet in deze snel veranderende wereld. We willen kansen onderzoeken op dit gebied. We verkenden nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI), robotisering en Big Data verder via pilots en kleinschalige experimenten. Deze technologieën laten zien dat inzet loont, kwaliteit toeneemt en dat we tijd kunnen besparen.
Door te experimenteren met nieuwe technologieën, doen we waardevolle kennis op over de toepassingsmogelijkheden en risico’s. We moeten blijven sturen op ethische aspecten en maatschappelijke acceptatie. Hier ligt een doorlopend leer- en ontwikkelproces: we blijven ontwikkelingen volgen en gericht toepassen waar dat meerwaarde biedt voor onze samenleving en dienstverlening.
Doelmatigheid en Rechtmatigheid
Vanaf het verslagjaar 2023 is het college verplicht een rechtmatigheidsverantwoording af te leggen in de jaarrekening. De accountant beoordeelde onze voorbereidingen hierop en het proefdraaien over het verslagjaar 2022 positief. Hiermee zijn we dus goed op weg om te voldoen aan deze verplichting. We hebben in 2024 vervolgens ingezet op een efficiënter proces. We maakten vervolgstappen naar het bredere 'control statement'. Dit vraagt meer dan de tot nu toe gerealiseerde financiële rechtmatigheid. Een verdere uitwerking van dit onderwerp staat in de sectie Toelichting op de rechtmatigheid.
In 2024 hebben we de bestuursrapportage (BeRap) en de slotnota geïmplementeerd. We keken hierbij naar de P&C- cyclus en hielden de nieuwe financiële verordening aan.
Een belangrijke basis hiervoor is de verdere uitrol van de maandafsluitingen en maandrapportages. Om de financiële positie op ieder moment in beeld te hebben, hebben we in 2024 verder ingezet op volwaardige maandafsluitingen inclusief koppelingen naar de subadministraties voor een continue data- en informatie-uitwisseling. De uitrol van maandafsluitingen en maandrapportages bij de teams heeft de interne sturing en monitoring verbeterd. Er is een betere (bij)sturing en meer control in de externe P&C cyclus. Hierdoor is er ook directere verbinding gecreëerd tussen de interne P&C-cyclus (met verantwoordingsgesprekken, maandafsluitingen en - rapportages) en de P&C-producten (begroting, zomernota, slotnota en jaarrekening).
Begin 2024 is de aanbesteding van een nieuw financieel systeem afgerond. De implementatie is direct gestart. We namen het systeem begin 2025 in gebruik.
Mens en Organisatie
Binnen het thema Mens en Organisatie zijn er voor 2024 en verder twee grote pijlers:
- Arbeidsmarktpositie
- Permanent leren en ontwikkelen
We hebben aan beide pijlers gewerkt. Hieronder kijken we terug op de belangrijkste inspanningen en resultaten per pijler.
Arbeidsmarktpositie
In 2024 was er sprake van een krappe arbeidsmarkt. Toch kregen we in het afgelopen jaar redelijk tot goed de vacatures ingevuld. Voor enkele specifieke functiegebieden lukte dit niet. Dit is herkenbaar in de landelijke benchmark van 100.000+ gemeenten.
Om ook in de toekomst de juiste mensen te kunnen blijven binnenhalen en binden, hebben we het afgelopen jaar ingezet op het werkgeversmerk van gemeente Venlo. Met andere woorden: wie willen wij zijn als werkgever en wat willen we uitstralen richting potentiële nieuwe en bestaande medewerkers? Dit werkgeversmerk maken we in het komende jaar verder concreet met instrumenten, campagne-uitingen, et cetera.
Daarnaast ontwikkelden we een nieuw, eigentijds handelingskader werving en selectie, stimuleerden we medewerkers om hun eigen netwerk in te zetten en optimaliseerden we het introductieprogramma.
Met nadrukkelijkere aandacht voor strategische personeelsplanning en mobiliteit weten we steeds beter wat er de komende jaren op ons afkomt en wat dit betekent voor de kwantitatieve en kwalitatieve personele bezetting. Zo kunnen we onze capaciteit en personele vraag op de arbeidsmarkt steeds beter afstemmen op de bestuurlijke opgaven/ambities en aanvullende opgaven die de Rijksoverheid bij de gemeenten belegt.
Permanent leren en ontwikkelen
Om verder invulling te geven aan het permanent leren en ontwikkelen, gingen we verder met de bouw van het leerhuis. Hier worden verschillende leerstijlen en leervormen ondersteund. Ook zijn de hulpmiddelen binnen het leerhuis verbeterd. Zo zijn we in 2024 gestart met het ontwikkelen van leerlijnen per functie of groep van vergelijkbare functies. Hierin staat duidelijk wat iemand in een bepaalde functie qua kennis, kunde, vaardigheden en competenties nodig heeft. Hierdoor kunnen we betere afspraken maken met medewerkers.