Met de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Woo) en de vervanging van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is transparantie binnen de overheid nadrukkelijker op de agenda gezet. Het laat zien dat het belangrijk is om inwoners actief te informeren en hen de mogelijkheid te geven om eenvoudig inzicht te krijgen in overheidsinformatie. Dit vraagt om een professionele en zorgvuldige aanpak: de inrichting van een goede informatiehuishouding en de borging van bijbehorende werkprocessen zijn essentieel om aan de eisen van de Woo te voldoen en daarmee het vertrouwen van inwoners te versterken.
De openbaarheidsparagraaf benadrukt drie belangrijke pijlers:
- passieve openbaarmaking;
- actieve openbaarmaking;
- het op orde brengen van de informatiehuishouding.
Het verduidelijken en bijsturen van werkprocessen – bijvoorbeeld rond documentmanagement, archivering en digitalisering – blijft een aandachtspunt. Het alleen implementeren van nieuwe technische voorzieningen is niet voldoende. Er moet ook aandacht zijn voor gedrag, bewustzijn en vaardigheden van medewerkers. Juist deze combinatie van techniek, procesinrichting en mentaliteitsverandering zorgt voor duurzame resultaten.
De geleidelijke fasering volgens landelijke richtlijnen (bijvoorbeeld de planning van de VNG) biedt houvast, maar vraagt tegelijkertijd om flexibiliteit. Want de Koninklijke Besluiten en ministeriële regelingen die verdere invulling geven aan de verplichtingen rondom actieve openbaarmaking ontbreken nog. Deze uitdagingen hangen deels samen met de bredere beweging van digitalisering. De verdere doorontwikkeling van systemen als een centraal documentmanagement- en archiefsysteem en het e-depot zijn al ingezet. Dit biedt niet alleen voordelen voor de actieve openbaarmaking, maar ook voor de passieve openbaarmaking en de algehele dienstverlening aan inwoners.
Door het strategisch inzetten op techniek, procesoptimalisatie en de begeleiding van medewerkers, leggen we de basis voor een toekomstbestendige informatiehuishouding. Het is daarbij cruciaal om te blijven investeren in kennis, training en bewustwording. Zo zorgt de organisatie ook in de praktijk voor een transparante omgang met informatie en bijbehorende wet- en regelgeving.
Door de Wet open overheid zijn we verplicht om op termijn een aantal informatiecategorieën actief openbaar te maken. De eerste informatiecategorieën zijn eind 2024 succesvol gerealiseerd. Openbaarmaking van de informatiecategorieën in de tweede tot en met vierde tranche is vanaf 2025 en later verplicht. Hiervoor moeten we zorgen dat deze categorieën tijdig zijn aangesloten op de Woo-index, die in de plaats is gekomen van PLOOI.