Rechtmatigheid begrotingsafwijkingen

Uw gemeenteraad heeft 18 december 2024 het controleprotocol 2024 vastgesteld. Het uitgangspunt hierbij is dat overschrijdingen van de lasten op de totalen per programma en de algemene dekkingsmiddelen moeten worden toegelicht. In het controleprotocol 2024 van de auditcommissie wordt naar de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV verwezen. Deze is in oktober 2024 geactualiseerd. Hierin zijn de volgende zeven “soorten” begrotingsafwijkingen benoemd:

1. Kostenoverschrijdingen voor activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep of de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
2. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de onafhankelijk accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend of dit niet gemeld in de prognose einde jaar en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
3. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
4. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
5. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
6. Kostenoverschrijdingen voor activiteiten die achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheid gevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel moet de gemeente er voor zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar.

• geconstateerd tijdens het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
• geconstateerd na het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);

7. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.

• jaar van investeren (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
• afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel).

Daarnaast heeft uw raad aanvullend vastgesteld dat de volgende begrotingsoverschrijdingen  acceptabel zijn:

1. Begrotingsafwijkingen passend binnen de definiëring zoals hierboven opgenomen en volgens zienswijze voorgaande controlejaren;
2. Overschrijdingen door toegerekende ambtelijke salariskosten;
3. Overschrijdingen het taakveld “Overhead” voor zover deze gaan over toegerekende overhead aan projecten. Het gaat hier dan bijvoorbeeld om minder uitvoerkosten aan projecten. Dit levert een nadeel op in de exploitatie omdat minder overheadkosten aan een project kunnen worden toegerekend;
4. Investeringsbudgetoverschrijdingen of overschrijdingen op de programmalijn kleiner dan € 200.000 (artikel 4 lid 2 van de financiële verordening 212);
5. Wijzigingen in de renteomslag. Bij de jaarrekening moet het gehanteerde omslagpercentage geëvalueerd worden, mede gezien de hoge rente-inkomsten. Dit heeft impact op de toekenning richting programma's en algemene middelen. Dit staat ook in de Slotnota.

Voor de aanvullingen is uitgangspunt dat de overschrijdingen worden beschouwd als passend binnen het bestaand beleid. Dit is wel onder de voorwaarde dat ze goed herkenbaar zijn opgenomen in de analyses bij de jaarrekening en van een goede en volledige toelichting worden voorzien.

Uit bovenstaande tabel blijkt dat er alleen bij Algemene middelen in de lasten per programma een overschrijding ten opzichte van de begroting is. Deze wordt hieronder bij 'Kostenoverschrijding van Algemene middelen' verder toegelicht.

De begrotingsoverschrijdingen per programmalijn bedragen € 4,3 miljoen:

• Overschrijdingen lasten exploitatiebudgetten ≥ € 200.000: € 1,8 miljoen. Dit betreft:
  • € 238.000 programma 1 (Gezond en Vitaal);
  • € 278.000 programma 2 (Bereikbaarheid);
  • € 1,3 miljoen programma 4 (Mobiliteit);

  Tevens zijn er twee overschrijdingen ≤ € 200.000:

• € 73.000 programma 5 (Verdiepen en onderscheiden);
• € 72.000 miljoen programma 6 (Klimaatadaptatie);

Voor deze twee overschrijdingen geldt dat deze kleiner dan € 200.000 (artikel 4 lid 2 van de
financiële verordening 212);

• Overschrijding lasten investeringsbudget: € 1,6 miljoen programma 6 (Energietransitie: investeringsbudget Verduurzaming gemeentelijke gebouwen);
• Overschrijding lasten Algemene middelen: € 765.000.

Voor de begrotingsafwijkingen ≥ € 200.000 wordt verwezen naar de programmaverantwoording “Wat heeft het gekost” per programmalijn.

Bij de rechtmatigheid van de begrotingsafwijkingen zijn onderschrijdingen van de lasten, investeringen en baten, en de afwijkingen van de baten beoordeeld. Deze zijn als acceptabel beoordeeld.
Alle individuele afwijkingen groter dan 5% van de verantwoordingsgrens ad € 6,2 miljoen, worden wel opgenomen in de toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat alle afwijkingen vanaf € 314.000, ad € 3,7 miljoen nader toegelicht worden in deze paragraaf bedrijfsvoering:

• Overschrijdingen lasten exploitatiebudgetten: € 1,3 miljoen.

• Overschrijding lasten investeringsbudget: € 1,6 miljoen programma 6 (Energietransitie: investeringsbudget Verduurzaming gemeentelijke gebouwen);
• Overschrijding lasten Algemene middelen: € 0,8 miljoen.

Kostenoverschrijding van Algemene middelen
De totale overschrijding op de lasten in Algemene middelen bedraagt € 764.798. In onderstaande tabel staan de grootste kostenoverschrijvingen met daarbij de soort overschrijding. In deze analyse maken we onderscheid tussen onrechtmatigheden die wél en niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op de producten binnen Algemene middelen benoemd.

Toelichting AM
De overschrijdingen op de lasten binnen Algemene middelen wordt voornamelijk veroorzaakt door:

• Kosten van Overige algemene dekkingsmiddelen. Deze vallen hoger uit dan begroot. Deze overschrijding mag als niet rechtmatig worden gezien maar telt niet meer voor het oordeel van de onafhankelijke accountant, omdat er ook directe baten tegen over staan.
• Kosten van de Overige overhead. Het gaat om een nadeel bij de lasten van de overige overhead. De inhuurkosten zijn hoger vanwege meer en duurdere inhuur ten behoeve van inzet op tijdelijke taken, piekbelasting, vervanging bij ziekte en (tijdelijke) invulling van openstaande vacatures in een krappe arbeidsmarkt. Deze vallen hoger uit dan begroot. Deze overschrijding mag als niet rechtmatig worden gezien, maar telt niet meer voor het oordeel van de onafhankelijke accountant, omdat deze in het controle protocol zijn uitgezonderd door de raad.