Rekenkameronderzoeken | Jaarstukken 2024

Sinds 2019 monitoren we de interne doorwerking van de aanbevelingen van de onderzoeken van de Rekenkamer periodiek. Op twee momenten in de P&C-cyclus leggen we dit vast: in de jaarrekening en de begroting. In de begroting kijken we vooruit en rapporteren we over het onderzoeksprogramma van de Rekenkamer voor het komende jaar. In de jaarrekening kijken we terug welke Rekenkameronderzoeken het afgelopen jaar zijn geweest en wat de stand van zaken van de interne doorwerking van de aanbevelingen is.

Om het proces van de interne doorwerking van de aanbevelingen goed te stroomlijnen, is het interne proces 2022 geactualiseerd. Hierbij zijn taken, rollen en verantwoordelijken belegd. Zo stellen we na publicatie van een Rekenkameronderzoek een plan van aanpak op met acties, planning en deadlines die nodig zijn om de aanbevelingen op te volgen en te borgen in de organisatie.

In deze paragraaf rapporteren we over de volgende Rekenkameronderzoeken:

Onderzoek ‘Nieuw woonbeleid in Venlo. Wat gaat goed, Wat kan beter?’
Onderzoek 'Burgerinitiatieven in Venlo'
Onderzoek 'Aanpak winkelleegstand in Venlo'
Onderzoek ‘Aansturing sociale basis Incluzio’
Onderzoek ‘Effecten van cultuursubsidies in Venlo’
Rekenkamerbrief Klachtbehandeling.

De status 'groen' geeft aan dat de aanbeveling is afgerond, 'oranje' betekent dat de aanbeveling is opgepakt maar nog niet of nog niet geheel is afgerond. Een 'rode' status geeft aan dat de opvolging nog niet is opgepakt.

Gezien de omvang van deze paragraaf is gekozen om de rapportage te beperken tot de stoplichtenrapportage per Rekenkameronderzoek. Uitgebreide informatie over de Rekenkameronderzoeken staat in rapporten op Rekenkamer | Gemeente Venlo .

Onderzoek ‘Nieuw woonbeleid in Venlo. Wat gaat goed, wat kan beter?’
Met dit onderzoek wilde de Rekenkamer uw gemeenteraad bij de nieuwe Woonvisie ondersteunen in uw kaderstellende rol. In het onderzoek wilde de rekenkamer terugkijken en beoordelen in hoeverre het samenspel van de Woonvisie, het Uitvoeringsprogramma en de samenwerking met de woningcorporaties in Venlo (vastgelegd in prestatieafspraken) heeft bijgedragen aan een doeltreffend en doelmatig gemeentelijk woonbeleid. Bij de laatste stand van zaken (september 2024) lieten we u weten dat nagenoeg alle aanbevelingen zijn opgevolgd, met uitzondering van de aanbeveling die betrekking heeft op de regio. Deze aanbeveling hebben we nu ook geborgd in het vervolgproces:

Aanbeveling	Actie	Vervolgplanning	Stand van zaken d.d. 13 februari 2025	Status
Neem de inhoud mee naar de regio.	Idem	Verkenning met de raad welke thema’s vanuit Venlo op de regionale tafel besproken zouden moeten worden ten behoeve van de nieuwe regionale woonvisie. Dit proces wordt in 2025 doorlopen.	Blijkens de aanbeveling koos de gemeente Venlo nog onvoldoende positie in de regio. Het Rekenkameronderzoek laat zien dat er binnen de gemeente en in de gemeenteraad van Venlo nog in beperkte mate werd nagedacht over de inhoudelijke inbreng en wensen vanuit Venlo in de regio. De samenwerking was vooralsnog vooral procedureel van aard. Regionale overleggen (ambtelijk en bestuurlijk) werden niet optimaal benut om het Venlose standpunt voor het voetlicht te brengen en zo inhoudelijk invloed uit te oefenen op het regionale woonbeleid. De regionale woonvisie liep tot en met 2024. Deze dient volgens de Omgevingswet vervangen te worden door een regionaal volkshuisvestelijk programma. Voor het proces richting dit nieuw regionaal programma is Venlo ambtelijk als trekker beoogd. Mede in het licht van de conclusie van het Rekenkameronderzoek zetten wij in op een uitbreiding van de capaciteit van de regionale ambtelijke werkgroep in de vorm van een externe, onafhankelijke trekker waarmee proces en inhoud gescheiden worden en Venlo een onafhankelijkere positie kan innemen, de eigen inhoud sterker kan vertegenwoordigen en hiermee geen dubbele petten meer op heeft; daar waar de verantwoordelijkheid tot voor een jaar geleden wel bij Venlo gelegen heeft. In het proces worden de wensen van de gemeenteraad qua thema’s voor dit regionaal volkshuisvestelijk programma verkend (zie vervolgplanning). Het thema Wonen is inmiddels ook ambtelijk op strategisch niveau ingericht waarmee de strategische positie in de regio ook beter ingevuld kan worden. Deze aanbeveling wordt daarmee geborgd in het reguliere proces en is daarmee afgerond.

Onderzoek ‘Burgerinitiatieven in Venlo’
De Rekenkamer wilde met dit onderzoek inzicht bieden in de praktijk van ongevraagde burgerinitiatieven in Venlo: welke plannen en projecten betreft het, welke ondersteuning hebben ze nodig, wat gebeurt er als ze contact zoeken met de gemeente, en waar leidt dit toe? Inmiddels is het Beleidskader Burgerbetrokkenheid in april 2023 vastgesteld, is er op de website van de gemeente een toegangspunt ingericht en de aanpak wordt momenteel in de organisatie bestendigd.

Aanbeveling

Actie

Vervolgplanning

Stand van zaken d.d. 13 februari 2025

Status

Overweeg om een eenduidig toegangspunt te organiseren waar burgers met ongevraagde burgerinitiatieven terechtkunnen en gebruik daarbij ervaringen van andere gemeenten.

Informatie op website gemeente voor inwoners die initiatief willen ontplooien.

Procesbeschrijving (intern) met route gemeenschaps-initiatieven.

Verder borgen van het concept wijkgericht werken en omgevingsmanagement. Momenteel onder handen.

In april 2023 is het Beleidskader Burgerbetrokkenheid vastgesteld. Inmiddels is ook een eenduidig toegangspunt operationeel (via de website van de gemeente Venlo). In het verlengde hiervan geven wij nu nader invulling aan het concept van wijkgericht werken en omgevingsmanagement. Wij bestendigen deze aanpak momenteel in de organisatie. Daarmee wordt de aanbeveling geborgd in het reguliere proces.

Wijs burgers in voorkomende gevallen op vraagstukken van continuïteit en passende organisatievormen rondom een initiatief.

Idem.

Zie hierboven.

Onderzoek ‘Aanpak winkelleegstand in Venlo’
De Rekenkamer heeft onderzoek laten doen naar de aanpak van leegstand in het centrum van Venlo. Aanleiding voor het onderzoek was onder meer de zorgelijke verwachting dat de coronacrisis negatieve effecten zou hebben op de leegstand in binnensteden. Doel van het onderzoek was om vast te stellen of de gemeente de bestrijding van leegstand goed aanpakt. De aanbevelingen zijn allemaal opgevolgd.

Aanbeveling

Actie

Vervolgplanning

Stand van zaken d.d. 13 februari 2025

Status

Zorg voor een duidelijke en gedragen binnenstadorganisatie. Zie de binnenstad hierbij als bedrijf dat om goed bestuur vraagt en waarin de verschillende afdelingen en functies (stakeholders) een eigen, duidelijk omschreven rol vervullen. Het is essentieel dat de verschillende bedrijfsonderdelen (stakeholders) zien dat zij hierin een verantwoordelijkheid hebben. De binnenstadorganisatie van Deventer (zie https://www.sdbm.nl/organisatie-sdbm/ is daar een goed voorbeeld van. Overigens is de organisatiestructuur ook een thema waarin bij de uitwerking van het Plan Binnenstad 2030 wordt voorzien.

Samen met de stakeholders een binnenstadorganisatie opzetten die een duidelijke structuur en aansturing heeft en door de belangrijkste stakeholders gedragen wordt, waarbij wordt ingezet op uitvoering door deze organisatie bij Venlo Partners.

Naast het opzetten van een gezamenlijke organisatiestructuur zijn zowel de verenigde ondernemers als de verenigde vastgoedeigenaren in gesprek over hun organisatie-structuren.

Venlostad.com is officieel van stichting naar vereniging omgevormd en heeft haar naam veranderd in ‘Ondernemersvereniging Binnenstad Venlo’ (OBV). Een nieuw bestuur is geïnstalleerd.
De BIZ-vastgoed is per 1 januari 2024 tot stand gekomen. Vanuit de gemeente is een projectgroep opgezet waarin (interne) belanghebbenden samenkomen. Dit is een belangrijke stap in de samenwerking omdat vanaf nu de 3 partijen (ondernemers, vastgoed, gemeente) allen hun eigen financiële inbreng hebben in binnenstadsprojecten en -organisatie.

Op 21 januari 2025 is de samenwerkingsovereenkomst getekend tussen ondernemers (OBV), vastgoed (BIZ) en gemeente. Venlo Partners is en blijft een belangrijke schakel in de uitvoering.

Wees duidelijk over de rol die de gemeente voor zichzelf voor ogen heeft en over de plek die ze daarmee inneemt binnen de beoogde binnenstadorganisatie. De keuze voor instrumenten en de inzet van middelen moeten passen bij deze rol.

Binnen de gemeentelijke organisatie bepalen welke (bestuurlijke/ ambtelijke) rol de gemeente hierin wil en kan nemen, rekening houdende met juridische en financiële aspecten.

Zie aanbeveling 1.

Onderzoek ‘Aansturing sociale basis Incluzio’
De Rekenkamer heeft het onderzoek gericht op de vraag of de gemeente vooraf duidelijke afspraken heeft gemaakt met Incluzio over de te leveren dienstverlening, en hoe de gemeente daarbij de vinger aan de pols houdt. We plaatsen die afspraken nadrukkelijk in het licht van de gemeentelijke beleidsdoelstellingen op het gebied van maatschappelijke ondersteuning. De opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer is afgerond.

Aanbeveling	Actie	Vervolgplanning	Stand van zaken d.d. 13 februari 2025	Status
Overleg als raad en college over de informatievoorziening aan de raad.	Rapportage over de beleidsdoelen van het sociaal domein	Q2 2025	Notitie met voorstel voor items in de rapportage is op 20 november besproken in de commissie sociaal. Er is afgesproken dat een eerste rapportage voor de zomer van 2025 wordt opgeleverd.
Vraag als college aan Incluzio waar mogelijk meer verantwoording over beleidsdoelen.	Aanpassing van kwartaal- en jaarrapportage: overall wordt meer gekeken naar werkzame interventies en of wijkgerichte acties aansluiten bij de wijk.	Per kwartaal	Elke kwartaalrapportage wordt in overleg aangescherpt op basis van nieuwe inzichten, ontwikkelingen of wensen. Tevens wordt elk kwartaal een wijk uitgelicht in de rapportage. Werkzame interventies vinden hun plek in de nieuwsbrief Incluzio maar zeker ook in de jaarrapportage. Hiermee is een continu lopend proces geborgd dat zorgt voor de gewenste inzichten.

Onderzoek ‘Effecten van cultuursubsidies in Venlo’
De Rekenkamer Venlo wilde met de uitkomsten van het onderzoek voor de gemeenteraad inzichtelijk maken of - en op welke wijze - de subsidiesystematiek ertoe bijdraagt dat de met subsidies gefinancierde beleidsdoelstellingen bereikt worden en hoe dat inzichtelijk is of (beter) inzichtelijk kan worden gemaakt voor de raad. Daarvoor zijn drie grote instellingen gekozen: de Bibliotheek, het Co (voorheen het kunstencentrum) en de Maaspoort. Verder zijn uit de lijst met andere culturele instellingen die subsidie ontvangen 6 casussen geselecteerd. Gebleken is inmiddels dat er meer tijd nodig is om de aanbevelingen van de Rekenkamer op te volgen. Dit hebben wij uiteengezet in onderstaande rapportage.

Aanbeveling	Actie	Vervolgplanning	Stand van zaken d.d. 13 februari 2025	Status
Concretiseer de doelen van de Cultuurvisie 2020.	Formuleren van één hoofddoel per speerpunt	2e kwartaal 2025	Er is op basis van het Rekenkameronderzoek meer nodig dan sec het formuleren van de hoofddoelen en indicatoren. Hiervoor is onderzoek en analyse nodig, mogelijk aanpassing van beleid, afstemming met onze culturele partners en heldere afspraken met uw raad. Deze acties zijn reeds ondernomen: Know how opgehaald bij andere gemeenten (waaronder Nijmegen) Samen met onderzoek en datahub is gekeken naar formulering beleid / mogelijkheden van impactgericht werken Eerste sessie met culturele partners heeft plaatsgevonden Eerder is besloten om de meerjarige subsidierelaties te ondersteunen met een culturele waardescan. Deze is inmiddels ontwikkeld. In de waardescan geven de instellingen inzicht in 3 krachten: Publiekskracht (dit gaat vooral over het eigen beleidsplan van de instellingen) Samenwerkingskracht (wat en hoe draagt de instelling bij aan de uitvoering van de cultuurvisie, aan de hand van de 11 speerpunten uit de cultuurvisie) Organisatiekracht (hoe zijn de governance codes geïmplementeerd, inzicht in financiële resultaten en begroting). De waardescan wordt nu ingezet bij de meerjarige subsidierelaties, als pilot om hiermee ervaring op te doen en dit verder uit te werken. Daarnaast lopen de volgende processen die een eigen route kennen, maar die wel verwant/van invloed zijn: Evaluatie herijking subsidiestelsel De raadsconsultatie evaluatie herijking subsidiestelsel is donderdag 31 oktober behandeld in de raad. Het rapport is goed ontvangen. Input was veelal in lijn met de aanbevelingen en verbeteracties waar we al mee bezig zijn. Voor cultuur heeft de evaluatie betrekking op de subsidieregel Amateurkunst, Volkscultuur en culturele projecten. Dit betreft een “technische” evaluatie van de effecten van het huidige subsidieregels. De resultaten zullen we daar waar nodig meenemen in de begroting voor subsidiejaar 2026 en in het op te stellen amateurkunstenbeleid, één van de voornemens uit de cultuurvisie. Museumvisie In de begroting 2024 besloot u te komen tot een museumvisie die inzicht moet bieden in het museale bestel in onze gemeente en hoe daar in het subsidiestelsel mee om te gaan. Dit onderzoek is ter hand genomen. Onderdeel is een waarderingskader van de musea, de bijdrage aan de doelen van de stad is hier onderdeel van. De museumvisie zullen wij u separaat ter vaststelling aanbieden. Museumvisie is nagenoeg gereed, uw raad zal per RIB worden geïnformeerd om dit ook mee te kunnen nemen in de discussie rondom de Kadernota. Herpositionering culturele meerjarenvoorzieningen en overige voorzieningen: waarderingskader culturele infrastructuur Door besluiten door de jaren heen is de structuur in de culturele infrastructuur vertroebeld. Ook hier gaat het om de bijdrage die de voorzieningen aan de doelen van de stad leveren en wat dat betekent voor hun plek en de subsidierelatie. Dit onderzoek is nagenoeg gereed, waarbij nu een verdere uitwerking volgt op basis van de aanbevelingen van de Rekenkamer, per categorie worden criteria opgesteld in de vorm van een waarderingskader. Het Waarderingskader voor de culturele infrastructuur zal in het derde kwartaal 2025 met uw raad worden gedeeld.
Voorzie de doelen van indicatoren.	Aan ieder hoofddoel wordt een indicator gekoppeld.	2e kwartaal 2025	Zie het bovenstaande.
Leg de verbinding tussen beleid en de subsidieverstrekking.	Via de waardescan wordt inzichtelijk gemaakt hoe de instelling aan de doelen bijdraagt.	3e kwartaal 2025	Zie het bovenstaande.
Zorg dat in het gehele subsidieproces gestuurd wordt op de doelen.	De geformuleerde hoofddoelen / indicatoren vormen vast onderdeel bij de subsidieverstrekking, en komen terug in de bestuurlijke overleggen, op te leveren waardescan en bij de vaststelling van subsidies.	3e kwartaal 2024	Zie het bovenstaande.
Informeer de raad over de effecten van de subsidieverstrekking.	De rapportages van de gesubsidieerde basisinstellingen zullen worden gedeeld met uw raad. De indicatoren worden opgenomen in Meetbaar Venlo.	Vanaf 3e kwartaal 2025	Zie het bovenstaande.

Rekenkamerbrief Klachtbehandeling
Met deze brief wilde de Rekenkamer uw raad informeren over de uitkomsten van het Rekenkameronderzoek naar klachtbehandeling door de gemeente Venlo en enkele verbonden partijen van de gemeente. Het zogenaamde DoeMee-onderzoek is uitgevoerd op initiatief van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers in samenwerking met 65 andere, voornamelijk gemeentelijke rekenkamers. Dat landelijke onderzoek heeft twee producten opgeleverd, die aan deze Rekenkamerbrief zijn toegevoegd: het overkoepelende, landelijke rapport en de factsheet met de resultaten voor de gemeente Venlo. In deze brief rapporteert de Rekenkamer over de belangrijkste resultaten van het onderzoek.

Aanbeveling	Actie	Vervolgplanning	Stand van zaken d.d. 13 februari 2025	Status
Rapporteer in de toekomst in de gemeentelijke jaarstukken over de ingediende klachten en de klachtbehandeling, in plaats van in een apart jaarverslag (met bijbehorende RIB).	Idem.	-	Het Jaarverslag Klachten (aantallen, trends en ontwikkelingen) is geïntegreerd in de Jaarstukken 2024.
Maak met verbonden partijen afspraken over (de rapportages inzake) klachtafhandeling en leg dit ook vast in het beleid voor verbonden partijen.	Idem	-	In het in december 2024 door uw raad vastgestelde beleid op verbonden partijen is ook een passage gewijd aan klachtafhandeling door verbonden partijen.
Stel in het Algemeen Bestuur van de belangrijkste verbonden partijen voor dat de verbonden partij voortaan in de jaarstukken rapporteert over de ontvangen klachten, de klachtbehandeling en de eventuele lessen die de organisatie daaruit heeft getrokken.	Idem	Q1 2025	Wij zullen deze aanbeveling adresseren in de algemene besturen van de verbonden partijen waarin wij participeren.